Perkembangan zaman yang semakin maju dan perkembangan teknologi informasi
saat ini berkembang semakin pesat maka dalam tuntutan di dalam memberikan
informasi yang tepat dan akurat secara cepat. Satu diantara sektor kehidupan
manusia yang paling sering memanfaatkan adanya sistem informasi adalah
perkantoran, baik perkantoran yang berbasis Pemerintahan maupun non
Pemerintahan. Seperti halnya Kantor Dinas Pariwisata Kepemudaan dan Olahraga
Kota Serang seringkali menghadapi permasalahan pada pengarsipan surat masuk
dan surat keluar. Sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual
sehingga sistem tersebut tidak dapat mempermudah pekerjaan pegawai. Seperti
halnya dalam pengolahan data surat masuk, surat keluar, dan pembuatan laporan
masih dilakukan secara manual dengan dicatat dibuku agenda. Berdasarkan
masalah diatas maka peneliti menganalisis kendala yang ada dengan Metode
Analisis PIECES untuk melihat dari segi faktor internal dan eksternal serta dengan
melakukan observasi seperti pengamatan langsung dan wawancara untuk
memperoleh gambaran objek yang diteliti dan juga studi pustaka dengan
berdasarkan penelitian dari sumber-sumber literature. Setelah menganalisis
penulis mengusulkan sistem Elektronik Arsip berbasis website dalam melakukan
pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang berfungsi sebagai tempat
penyimpanan data. Sehingga adanya sistem yang baru dapat mengurangi
kesalahan pada saat memasukkan data dan pengolahan data menjadi cepat dan
laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada serta mempunyai
penyimpanan yang terintegrasi. Oleh karena itu, dengan adanya sistem elektronik
arsip/E-filling berbasis website untuk pengolahan data surat menjadi lebih teratur
serta keamanan data lebih akurat dalam menunjang kegiatan admin dalam
melakukan pengelolaan data sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama.
Kata Kunci: Surat Masuk, Surat Keluar, E-Filing, PIECES.