Di dalam perkembangan zaman yang semakin berkembang pesat ini,
teknologi sangat menjadi kebutuhan akan suatu sistem komputerisasi
mencakup segala bidang. Setiap organisasi seperti halnya instansi
pemerintahan sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, update
dan memberikan kemudahan. Akan tetapi dalam kenyataannya hal tersebut
terkadang tidak sesuai dengan keinginan dan harapan yang hendak dicapai,
karena terbatasnya sistem komputerisasi serta sumber daya manusia (SDM)
pada instansi pemerintahan tersebut. Karena penggunaan komputer mampu
memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam pengolahan data serta
dapat membantu memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah
yang sangat kompleks sekalipun. Dalam kehidupan sehari-hari pasti perlu
menyampaikan informasi pada orang lain, baik itu instusi negara, institusi
swasta, maupun perorangan. Penyampaian informasi ini biasanya melalui
surat. Pada bagian ini akan dibahas mengenai surat, sehingga pembaca bisa
lebih jauh mengenal surat. Surat-menyurat adalah kegiatan menyampaikan
informasi dari sebuah institusi ke institusi lain. Meski akhir-akhir ini sudah
marak SMS atau email, tetapi suratmenyurat tetap digunakan. Proses
pendataan dan pencarian surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan
saat ini pada kantor Sekretariat DPRD Kota Tangerang masih berjalan secara
manual yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku besar atau buku
agenda, pembuatan laporannya dilakukan dengan menggunakan microsoft
excel yang terpisah-pisah, hal ini menyebabkan informasi yang dilaporkan
serta yang dibutuhkan menjadi terlambat dan seringkali terjadi kesalahan
pencatatan, Sistem pendataan yang berjalan pada kantor Sekretariat DPRD
Kota Tangerang belum optimal, hal ini dikarenakan pada sistem yang sedang
berjalan saat ini prosesnya belum menggunakan sistem terkomputerisasi
sehingga data-data laporan surat masuk serta proses pendataan surat yang
dihasilkan belum berjalan dengan baik. Metode yang digunakan oleh penulis
yaitu metode deskriptif,wawancara, studi Pustaka, dan analisis. Analisis dalam
laporan ini menggunakan metode PIECES yang terdiri dari kinerja
(performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), control
(Control), Efisiensi (Efficiency), dan Pelayanan (Service). Metode
perancangan sistem menggunakan metode analisis berorientasi objek dengan

v

UML (Unified Modelling Language). Tujuan dari penelitian ini untuk
mengetahui sistem yang berjalan pada DPRD Kota Tangerang, apakah sistem
sudah efektif dan efisien serta kendala yang dihadapi pada sistem yang
berjalan.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Surat Masuk dan Keluar, PIECES, UML