Perkembanag teknologi semakin pesat, dan diberbagai sector terutama dalam sector
intansi pemerinatahan, yaitu kantor satpol kecamatan cengkareng, Pengelolaan file
surat masuk serta surat keluar selama ini masih dilakukan secara konvensional berupa
hard copy atau lembaran-lembaran kertas yang menyulitkan pada hal pencarian Jika
sewaktu-saat diharapkan. Surat yang masuk beberapa tahun yang kemudian tentu akan
sulit dicari Bila memakai cara penyimpanan berupa hard copy baik itu karena semakin
menumpuknya file atau dikarenakan arsip surat yang sudah rusak. Kesulitan dan
kerumitan tersebut dapat diatasi menggunakan memanfaatkan kemajuan teknologi info
yakni memanfaatkan bahasa pemrograman PHP serta database MySql untuk
mengelola arsip surat keluar dan surat masuk. Pengelolaan memanfaatkan bahasa
pemrograman PHP serta database MySql tadi tidak lagi berupa hardcopy atau
lembaran kertas namun telah berupa arsip yang akan terjadi dari pemindai atau scan
dari surat yang asli. file hasil scan akan disimpan menggunakan kode-kode eksklusif
buat memudahkan pada pencarian sehingga arsip yang masuk sudah beberapa tahun
yang kemudian tidak rusak serta mudah dicari.