Kelurahan adalah bagian wilayah dibawah Kecamatan yang dipimpin oleh Lurah.
Salah satu peran Kelurahan adalah membantu warga masyarakat untuk
melaksanakan berbagai macam keperluan dan kebutuhannya. Dalam melayani
kebutuhan masyarakat, Kantor Kelurahan memiliki berbagai jenis pelayanan, salah
satunya adalah pembuatan bermacam-macam surat keterangan. Segala aspek
administrasi pemerintahan merupakan tanggung jawab pemerintah Kabupaten/Kota,
yang mana pelaksanaannya diawali dari kelurahan yang merupakan tahap pertama
dari pendaftaran penduduk. Oleh karena itu, Permasalahan yang ditemukan di kantor
Kelurahan Nusa Jaya Kota Tangerang ialah dalam pelayanan administrasi
kependudukan dalam pembuatan surat pengantar masih menggunakan Excel/Word
dalam menginput data dan proses pengarsipan masih di tulis dalam buku besar.
Sehingga jika terjadi suatu kesalahan dalam menginput data akan membuat
masyarakat balik kembali untuk memperbaiki data yang salah tersebut, dan ketika
banyak masyarakat yang datang untuk membuat surat pengantar akan membutuhkan
waktu yang lama dan antrian yang panjang sehingga membuat masyarakat mudah
mengeluh, dan juga penumpukan berkas- berkas dan laporan surat-surat untuk
diarsipkan tidak menutup kemungkinan untuk berkas-berkas tersebut berceceran,
hilang, bahkan dipergunakan oleh sembarang orang yang tidak bertanggung jawab.
Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat sistem baru pencarian maupun
pembuatan surat pengantar yang terkomputerisasi atau sistem berbasis web agar
dapat terealisasikan dengan efektif dan efisien, dengan cara Observasi, Wawancara,
dan study pustaka. Sistem ini dibuat menggunakan Bahasa pemrograman PHP dan
database Mysql. Metode analisis menggunakan PIECES, perancangan sistem
menggunakan tools UML dan pengujian menggunakan blackbox system.

Kata Kunci: [pelayanan, arsip, kelurahan, PHP, Sistem]