Pada setiap perusahaan, badan usaha atau-pun instansi baik swasta maupun
pemerintah kearsipan merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan
organisasi. Setiap pekerjaan pada organisasi mempunyai data dan fakta yang salah
satunya berupa arsip, karena arsip merupakan bukti suatu pekerjaan atau kegiatan.
Kantor kelurahan Pulau Untung Jawa, Kepulauan Seribu merupakan salah satu
kantor pelayanan kependudukan bagi masyarakat. Dalam pengolahan data surat
masuk dan surat keluar pada Kelurahan Pulau Untung Jawa yang dilakukan oleh
bagian pengarsipan masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam
pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih harus di catat dan dibukukan
dalam pendataan surat masuk dan surat keluar, hal ini mengakibatkan informasi
yang di sajikan terlambat. Selain itu proses pendataan datanya masih semi
komputerisasi dan belum menggunakan suatu program aplikasi. Metode yang
digunakan adalah observasi, wawancara, dan studi pustaka. Pada penelitian ini
menggunakan teknik analisis berupa pendekatan Object Oriented Analysis (OOA)
atau analisis berorientasi obyek dengan UML. Metode perancangan sistem yang
digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life
Cycle). Adapun metode pengujian sistem yang digunakan yaitu Black box Testing..
Setelah menganalisis penulis mengusulkan peneliti mengusulkan sistem yang baru
dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar. Sistem yang barutersebut
dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada saat memasukkan data, dan
pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu
yang lama dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Dengan
adanya sistem ini diharapkan agar terciptanya pelayanan yang lebih baik lagi, serta
efektif dan efisien bagi Kelurahan Pulau Untung Jawa dalam melakukan proses
pendataan surat masuk dan surat keluar.
Kata Kunci: Surat Masuk, Surat Keluar, Pengolahan Data