Pada era teknologi digital berbasis komputer saat ini semakin berkembang pesat,
hampir semua lingkup kerja menggunakan teknologi berbasis komputer baik yang
bergerak dibidang industri, pemerintahan ataupun yang lainnya. Salah satunya pada
hal pengarsipan, arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila
dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan
tidak tertib akan menimbulkan beberapa masalah bagi suatu organisasi. Saat ini
sistem pengarsipan dokumen pada Kantor Desa Daon belum berjalan dengan
maksimal, karena masih menggunakan metode manual sehingga peneliti tertarik
membahas E-Arsip (Elektronik Arsip) Dokumen, E-Arsip Dokumen yaitu arsip
digital berbasis website yang memuat berbagai macam dokumen seperti surat
masuk, surat keluar. Pada penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data
yaitu observasi, wawancara dan studi pustaka, metode analisis menggunakan
PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service),
UML (Unified Modelling Languange) sebagai alat bantu untuk menggambarkan
alur prosedur dalam bentuk objek, elisitasi untuk klasifikasi kebutuhan sistem dan
menggunakan metode Black Box Testing sebagai metode pengujian sistem.
Perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext
Preprocessor) dengan database nya MySQL dan mengadopsi Bootstrap (HTML dan
CSS) sebagai interface website. Dengan adanya E-Arsip Dokumen sebagai
antisipasi rusaknya dokumen kertas karena termakan usia dapat diminimalisir
kerena data dokumen tersipan secara digital. memiliki fungsi upload file scan
dokumen berformat PDF (Portable Document Format) yang memungkinkan data
arsip akan lebih sulit diubah oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dan dapat
melakukan pencarian hanya dengan memasukan kata kunci dokumen sehingga
hanyya membutuhkan waktu yang singkat.
Kata kunci : E-Arsip, Surat Masuk, Surat Keluar.